Trong nhiều doanh nghiệp forwarder và logistics, Excel là công cụ đầu tiên để theo dõi lô hàng, bảng giá, chi phí và công nợ. Ở quy mô nhỏ, cách làm này đáp ứng được yêu cầu. Khi số lô hàng, khách hàng và nhân sự tăng lên, việc quản lý forwarder bằng Excel bắt đầu phát sinh rủi ro về độ chính xác của số liệu, tiến độ xử lý và dòng tiền. Bài viết này trình bày 7 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển từ Excel sang ERP, giúp chủ doanh nghiệp có căn cứ để quyết định thời điểm phù hợp.
Hạn chế của Excel trong logistics
Excel là bảng tính đa dụng, không được thiết kế để quản lý nghiệp vụ forwarding. Kế toán của forwarder được ghi nhận theo từng lô hàng, trong khi các phần mềm kế toán phổ thông mặc định ghi nhận theo hóa đơn. Excel cũng không có cơ chế phân quyền chi tiết, không tự liên kết dữ liệu giữa các tệp và phụ thuộc vào thao tác nhập tay. Ngoài ra, dữ liệu chưa lưu có thể bị mất khi hệ thống gặp sự cố, và khối lượng dữ liệu lớn làm giảm tốc độ xử lý. Đây là những hạn chế của Excel trong logistics mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi mở rộng quy mô.
7 dấu hiệu doanh nghiệp logistics cần chuyển sang ERP
1. Khó kiểm soát lãi lỗ theo từng lô hàng
Một lô hàng có nhiều khoản thu (cước, phụ phí, phí dịch vụ) và nhiều khoản chi từ hãng tàu, hãng bay, kho bãi, vận tải nội địa. Khi bộ phận kinh doanh giữ báo giá, bộ phận điều hành giữ chi phí và kế toán giữ hóa đơn trên các tệp riêng, lãi lỗ chỉ được tổng hợp vào cuối kỳ. Một tài liệu tại Việt Nam cũng ghi nhận nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện chi phí vượt định mức khi tháng hoặc quý tài chính đã kết thúc.
Cần xem xét chuyển đổi nếu:
- Ban lãnh đạo không biết lô hàng nào đang lỗ trước khi đóng sổ.
- Không xác định được lợi nhuận theo từng nhân viên kinh doanh hoặc khách hàng.
- Chi phí phát sinh sau khi giao hàng không được cập nhật vào đúng lô.
2. Chứng từ phân tán, khó tra cứu
Một lô hàng có thể gồm Invoice, Packing List, House B/L, Master B/L, C/O, Manifest, AN, DO. Khi các tệp này nằm trong email, ổ chia sẻ và máy cá nhân, việc tìm một chứng từ cũ mất nhiều thời gian và dễ dẫn đến dùng nhầm phiên bản. Với ERP chuyên ngành, chứng từ được liên kết trực tiếp với Job, hệ thống tập trung toàn bộ chứng từ và tự động liên kết Job, tài liệu với thông tin House B/L.
3. Công nợ thu chậm, đối soát mất thời gian
Forwarder thường phải thanh toán cho đối tác vận tải trước khi nhận tiền từ khách hàng. Hãng vận chuyển và cảng thường thu tiền trong 7 đến 30 ngày, trong khi chủ hàng thanh toán cho forwarder trong 45 đến 90 ngày. Khoảng chênh này do doanh nghiệp tự ứng vốn. Nếu công nợ vẫn theo dõi bằng Excel, doanh nghiệp khó nhận biết khoản nào đến hạn, khách hàng nào vượt hạn mức, hoặc debit note nào chưa phát hành. Dấu hiệu rõ nhất là kế toán phải đối chiếu thủ công giữa bảng công nợ, lô hàng và hóa đơn mỗi kỳ.
4. Quy trình phụ thuộc vào cá nhân
Khi cách tính giá, quy trình lập chứng từ hay cách theo dõi lô hàng nằm trong kinh nghiệm và tệp riêng của một vài nhân viên, doanh nghiệp chịu rủi ro lớn khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí. Việc đào tạo người mới cũng kéo dài vì không có quy trình thống nhất. Đây là một trong những rào cản chính khi mở rộng quy mô: số lô hàng tăng nhưng năng lực xử lý vẫn gắn với những người có kinh nghiệm nhất. ERP chuẩn hóa quy trình thành các bước có phân quyền và lưu vết thao tác.
5. Giá cước và báo giá thiếu kiểm soát
Bảng giá từ nhiều nhà cung cấp lưu trên nhiều tệp sẽ khó so sánh, dễ quá hạn hiệu lực và dễ làm lộ giá mua. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giá mua từ nhà cung cấp, giá nội bộ và giá bán cho khách. Theo trang Sota FMS, hệ thống quản lý 3 lớp giá (Buying, Buying Rate, Selling), cho phép nhân viên kinh doanh chỉ xem mức giá được giao thay vì chi phí thực tế từ nhà cung cấp. Excel không kiểm soát được cấp độ truy cập này ở mức từng dòng dữ liệu.
6. Báo cáo quản trị chậm và có nhiều phiên bản số liệu
Nếu mỗi báo cáo doanh thu, lợi nhuận hay công nợ đều phải tổng hợp thủ công từ nhiều tệp, số liệu dễ lệch giữa các bộ phận và thường đến tay chủ doanh nghiệp khi đã quá thời điểm cần quyết định. Một nguồn phân tích về forwarder cũng cho thấy các báo cáo chuyên ngành như công nợ quá hạn, xếp hạng khách hàng, vượt hạn mức tín dụng được xây dựng sẵn trong phần mềm FMS gốc. Khi cùng một con số được hỏi ở ba bộ phận mà cho ba kết quả, đó là lúc cần một nguồn dữ liệu duy nhất.
7. Khó mở rộng chi nhánh, làm việc từ xa và tích hợp
Tệp Excel gửi qua email hoặc đồng bộ qua ổ chia sẻ dễ tạo ra nhiều bản sao khác nhau. Khi doanh nghiệp mở chi nhánh, thêm nhân sự làm việc từ xa hoặc cần xuất hóa đơn điện tử, kết nối kế toán, việc đồng bộ thủ công trở thành điểm nghẽn. Một số doanh nghiệp đã sử dụng Sota FMS của Sota Solutions, như FTF với đội ngũ làm việc hoàn toàn từ xa, đã chuyển từ Excel và theo dõi thủ công sang hệ thống trực tuyến có phân quyền theo vai trò.
Nên cân nhắc gì khi chọn ERP cho forwarder
Phần mềm ERP đa ngành thường phải tùy chỉnh nhiều để phù hợp với quy trình forwarding. Việc tạo HBL, MBL trong công cụ chung thường trở thành mẫu Word kèm thư mục chia sẻ. Doanh nghiệp nên đánh giá giải pháp theo các tiêu chí sau:
- Ghi nhận doanh thu, chi phí và công nợ theo từng Job.
- Hỗ trợ House B/L, Master B/L và phân bổ chi phí giữa hai loại.
- Quản lý bảng giá, báo giá, debit/credit note đa tiền tệ.
- Kết nối kế toán, hóa đơn điện tử và tuân thủ quy định tại Việt Nam.
- Phân quyền theo vai trò và có nhật ký thao tác.
Sota FMS: giải pháp ERP cho doanh nghiệp logistics và forwarder
Sota FMS được phát triển bởi Sota Solutions, đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm ERP trong ngành logistics. Sota Solutions có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đã triển khai hơn 500 dự án và cung cấp dịch vụ đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 cho khách hàng. Sota FMS được xây dựng riêng cho forwarder và doanh nghiệp logistics, bao gồm các phân hệ CRM, báo giá, booking, quản lý Job, House B/L, Master B/L, bảng giá, debit/credit note, kế toán và báo cáo. Hệ thống có AI OCR đọc thông tin booking để điền vào Job, báo cáo lãi lỗ theo từng lô hàng và từng nhân viên kinh doanh, đồng thời phân bổ chi phí từ Master Bill sang House Bill.
Kết luận
Excel vẫn hữu ích cho phân tích và báo cáo ngắn hạn, nhưng khó đảm nhiệm vai trò hệ thống quản lý chính khi lô hàng, khách hàng và chi nhánh tăng lên. Nếu doanh nghiệp đã gặp các tình trạng như khó kiểm soát lãi lỗ, chứng từ phân tán, công nợ chậm hoặc quy trình phụ thuộc cá nhân, đã đến lúc đánh giá việc chuyển từ Excel sang ERP. Đăng ký tư vấn hoặc dùng thử Sota FMS để xem hệ thống áp dụng với quy trình của doanh nghiệp bạn.